برامج إدارة المشاريع: اختيارات مميزة

Monday مونداي

يعد Monday منصة رائعة لتنظيم المهام وتسيير الأعمال التي تعتمد على فرق كبيرة. ومن خلال تجربة فريقنا العملية للعديد من برامج إدارة المشاريع، كان برنامج Monday الأكثر سهولةً للاستخدام ويمكن اعتباره من أفضل برامج ادارة المشاريع، وأتاح لنا قدرة تخصيص عالية جداً، وبذلك تم اعتماده كبرنامج إدارة المهام الخاص بنا. بالنسبة لخدمة دعم العملاء يوفر Monday قاعدة معرفية، وندوات تعليمية، ودعم عملاء على مدار الساعة. ولعرض المهام وتواريخها المخصصة قمنا باستخدام الجداول الزمنية ومخططات جانت Gantt التي كانت مثالية في عرض الخطط والمهام الخاصة بها على جهة، بالإضافة إلى التسلسل الزمني للمهام، وتواريخها المتوقعة في جهة أخرى. أيضاً مخطط كانبان الذي أتاح لنا إمكانية عرض الأعمال على شكل أعمدة. وطريقة العرض الأساسية “القائمة” التي تعرض المعلومات بشكل تفاعلي في قوائم وجداول بيانات. كما تمكنا باستخدام خاصية الأتمتة (Automation) من أتمتة بعض العمليات وفق شروط معينة. يتكامل Monday مع العديد من البرامج التي تستخدم في عملية إدارة المشاريع مثل Dropbox وGoogle Drive. كذلك هنالك أدوات إعداد الميزانية، التي مكنتنا من تعيين تنبيه عندما تتجاوز النفقات حداً معيناً. وهو أداة إدارة شاملة لعلاقات العملاء (CRM) وتخطيط سير الأعمال . مع ميزات لإدارة جهات الاتصال، كذلك أدوات التقارير والتحليل. وبالنسبة للأمان، يتبنى Monday جميع تقنيات الأمان المتطورة. أما بالنسبة لخطط تسعير Monday فهي تعتمد على عدد الأعضاء في ل خطة، أو كما يسميها Monday “عدد المقاعد”. تبدأ عدد المقاعد ب 3 وتنتهي ب 100 مقعد. ولكل منها 4 خطط اشتراك شهرية بدفع سنوي. الخطة الأولى ل 3 مقاعد تأتي مقابل 7$ شهرياً للمقعد الواحد (أي يبلغ إجمالي السعر 21$) تُدفع بشكل سنوي. تأتي باقي الخطط بمميزات أعلى وبأسعار مرتفعة أكثر.

Wrike رايك

وهو أحد أفضل برامج ادارة المشاريع المخصصة لمديري المشاريع للشركات الصغيرة والمتوسطة والكبيرة .من الميزات الرائعة التي كشفت عنها مراجعتنا الشاملة لبرنامج Wrike أنه يوفر خطة مجانية كاملة مع عدد غير محدود من المستخدمين ومساحة تخزين تصل إلى 2 جيجابايت وأداة لتوليد المحتوى بالذكاء الاصطناعي. إلا أن الخطة المجانية لا توفر ميزات إضافية كمخطط جانت أو إمكانية تتبع الوقت الخاص بالمهام. كما أن Wrike يتكامل مع مجموعة من البرامج تتجاوز 400 برنامجاً. كان أبرزها برنامج Zoom، Google Drive. بالإضافة إلى برامج التواصل الاجتماعي (مثل Facebook وتويتر وLinkedIn). وبرامج الإنتاج، والتسويق، وملاحقة الوقت، وغيرها. كما وجدنا أن Wrike رائع لإنشاء حملات تسويقية، وإدارة الموارد وطلبات الخدمة. وذلك من خلال أدوات DAM، والتقارير الديناميكية، والقوالب القابلة للتخصيص. ومن الميزات الأساسية ل Wrike هي طرق العرض المختلفة، مثل طريقة البطاقات، والجداول الزمنية، والعرض باستخدام التقويم، والخرائط، وعرض مساحة العمل. ذلك فضلاً عن مخططات Gantt. ولوحات Kanban. كذلك أتاحت لنا ميزة إعداد التقارير في Wrike إنشاء تقارير في الوقت الفعلي استناداً إلى أحدث البيانات المتوفرة. ووفرت لنا ميزات الأمان المتقدم طبقة إضافية من التشفير باستخدام أداة Wrike Lock. كذلك تمكنا من إدارة مفاتيح التشفير بسهولة. تبدأ خطط الاشتراك المدفوعة ل Wrike مقابل 9.80$ لكل مستخدم شهرياً. وتوفر هذه الخطة عدد مستخدمين يصل إلى 25 مستخدم. وتدعم 20 متعاوناً بشكل مجاني، و2 جيجابايت من مساحة التخزين. أما خطة الأعمال، فتأتي بمميزات أعلى تصل إلى 200 مستخدم، ومساحة تخزين تبلغ 5 جيجابايت، مع إمكانية إعداد التقارير في الوقت الحقيقي وخاصية عرض التحليلات، والعديد من الخاصيات المدعومة بالذكاء الاصطناعي وذلك كله مقابل 24.80$ شهرياً.

Teamwork تيم وورك

يُعد Teamwork سهل الاستخدام ولا يتطلب الكثير من الخبرة التقنية، يمكنك في غضون دقائق تصميم خطة عمل مخصصة بشكل جيد جداً. ومن خلال مراجعة فريقنا العملية لبرنامج Teamwork اختبرنا ميزة تتبع الوقت، وساعدتنا شكل كبير في اكتشاف الوقت المستغرق في انجاز المهام. كما سمحت لنا ميزة تتبع الميزانية بتتبع التكاليف والمصاريف للمشروع، مع ميزة إنشاء الفواتير، كما سهل تطبيق الدردشة Teamwork chat التواصل بين أعضاء الفريق. أما Teamwork CRM الذي يُعد نظام إدارة العلاقات مع العملاء، ساعدنا على تتبع تفاصيل ومعلومات العملاء والفرص التجارية المتاحة. وعندما أجرينا أي خطأ في مسار العمل كتجاوز الميزانية المحددة للمشروع، أخبرنا Teamwork بذلك من خلال الاشعارات. كذلك أتاح لنا Teamwork في الاشتراكات المدفوعة طرق عرض مختلفة، أبرزها مخططات Gantt، وعرض القائمة، وطريقة عرض كانبان بالإضافة إلى عرض السجل الزمني الذي أتاح لنا عرض الوقت المستغرق في أداء المهام. وعرض التقويم، وعرض الملفات. وأخيراً، عرض المخاطر. يعد من ضمن أفضل برامج ادارة المشاريع كما انه يتكامل هذا البرنامج مع أكثر من 80 أداة لإدارة المشاريع ، مثل: Gmail، Google Drive، Google Docs، Outlook وغيرها. من حيث الأمان، يستخدم Teamwork نظام التشفير AES-256 للبيانات غير النشطة. ويقوم بالنسخ الاحتياطي بشكل يومي. ويخزن النسخ الاحتياطية لمدة عام كامل. مع تشغيل المصادقة الثنائية لأي حساب. وبالنسبة لخطط الاشتراك المدفوع، يوفر Teamwork نوعين من خطط الاشتراك، الشهري والسنوي. لكل منها 5 مسارات مختلفة. تبدأ الخطة الأولى مقابل 5.99$ شهرياً للخطة السنوية. تبلغ مساحة التخزين 100 ميجابايت للخطة المجانية بشكل كامل، وتصل إلى 500 جيجابايت في نسخة الاشتراك المدفوعة.

Trello تريلو

يتضمن Trello لوحة تحكم بسيطة تمكنك من إنشاء المشاريع وإضافة المهام وتحديد الأولويات باستخدام لوحة كانبان. أما التواصل بين أعضاء الفريق يتم من خلال نظام البطاقة (Card System). ومن خلال تجربة فريقنا العملية لاختبار مدى فعالية Trello، تمكنا باستخدام نظام البطاقة هذا من إضافة تعليق على المهام من خلال الصورة، الملفات، التعليقات الكتابية، والروابط. كذلك تمكن الفريق من إنشاء عوامل تصفية للمهام، من خلال إضافة أزرار. ذلك بالإضافة إلى عرض التقويم والتصويت وإضافة الملاحظات. كما كانت تجربتنا مع Trello بسيطة وسهلة، حيث أنه يوفر واجهة بسيطة لتخصيص المهام والمشاريع. كما يضيف “الإشعارات” التي تزودك بأي تغيير يقوم به المسؤول في التطبيق. كذلك يتيح إمكانية التحكم باستخدام اختصارات لوحة المفاتيح (في Windows وmacOS). وأثناء التعامل مع خيارات التخصيص المختلفة، تمكنا أيضاً من تخصيص Trello باسم شخصي، وسيرتك الذاتية، وصورة رمزية، وتمكنا من ضبط تفضيلات اللغة. وغير ذلك الكثير. قمنا أيضاً بإنشاء لوحات تحكم فرعية من لوحة التحكم الرئيسية وذلك بهدف تقسيم المهام الكبيرة إلى مهام فرعية، وكان الأمر سهلاً للغاية. من أكبر ميزات Trello التي تزصل إليها فريقنا والتي يتميز بها عن باقي برامج ادارة المشاريع هي ميزة “Bulter”. تعمل هذه الميزة كالتنسيق الشرطي في برنامج الاكسل. أي أنها تقوم بإجراء تغييرات معينة عند تحقق شرط معين. حيث سيقوم المستخدم بتحديد الشروط التي إذا تحققت ينفذ Trello حدث ما. كأن يقوم بنقل البطاقة إلى عمود آخر عندما يختار أن المهمة الخاصة بالبطاقة قد انتهت. كما تتيح هذه الميزة جدوله الإجراءات مثل إرسال إشعارات معينة في أوقات منتظمة.

كذلك يتكامل Trello مع عدد كبير جداً من التطبيقات، أبرزها Firefox Save to Trello والتي مكنتنا من إضافة بطاقة Trello من أي صفحة ويب. مما جنب الفريق الخاص بنا العملية اليدوية المملة لملئ البطاقات. ومن تجربتنا العملية يمكن القول أن Trello أظهر كفاءة عالية بمميزات جيدة جداً، مما يجعله ممتازاً لإدارة المشاريع الصغيرة والمتوسطة. أما إذا كنت تحتاج درجة عالية جداً من التخصيص لمشاريع كبيرة وضخمة، قد لا يكون Trello خيارك المناسب. أما عن أسعار trello، فهو يوفر مجموعة محدودة من الخطط تبدأ بخطة مجانية بشكل كامل. ومن ثم تليها الخطة القياسية التي تعد مثالية للفرق الصغيرة والتي تأتي مقابل 5$ شهرياً للفرد الواحد تُدفع سنوياً، أو 6$ تُدفع شهرياً. ومن ثم تأتي خطة Premium مقابل 10$ شهرياً للفرد الواحد تُدفع سنوياً. وأخيراً خطة الاعمال مقابل 17.50$. يقل سعر الخطة الأخيرة بازدياد عدد المستخدمين بحيث تبلغ 7.38$ شهرياً من أجل 5000 مستخدم.

Asana أسانا

يعد Asana برنامج لإدارة المشاريع فائق المرونة. ويتضمن أفضل أدوات إدارة المشاريع . فمن خلال استخدام برنامج Kanban من قبل فريقنا. أتاح هذا البرنامج عدداً محدوداً من المميزات مع تحليل شامل لإدارة المشاريع ومكننا من تخطيط المشاريع بشكل أفضل ، إلا أن تكامله مع عدد كبيرة من البرامج سد هذه الثغرة كلياً. باستخدام لوحة تحكم Asana تمكن فريقنا من عرض المهام على شكل قوائم، وعرضها باستخدام لوحة Kanban. من المميزات الفريدة أيضاً ل Asana خاصية الأرشفة، حيث سمحت لنا هذه الميزة بأرشفة كل شيء حتى المحادثات المتعلقة بالمهمة عندما قمنا بتعيين المهمة على أنها منتهية. يوفر Asana أيضاً مخططات Gantt. إضافةً إلى “عرض المحفظة (Portfolio View)” التي تسمح للمدراء بعرض المشاريع المسؤولين عنها ومن ثم تتبع المهام والتغييرات والتقدم في أداة الأعمال. ومن خلال ميزة إدارة عبء العمل، تمكن فريقنا من معرفة كمية العبء التي يتحملها كل فريق أو عضو داخل خطة العمل. كما أن البرنامج يوفر تطبيقات خاصة بالأنظمة macOS، Windows، Android،iOS

أما عن أسعار Asana فهي توفر نوعين من خطط الاشتراك المدفوع: خطة الاشتراك الخاصة بالاستخدام الشخصي أو الفرق الصغيرة، وخطة الأعمال والشركات. تأتي الخطة الفردية بثلاث مسارات. وتبدأ بالخطة المجانية تماماً، من ثم الخطة الابتدائية مقابل 9.49$ شهرياً للفرد الواحد تُدفع سنوياً (أو 11.59$ تُدفع شهرياً). وتأتي الخطة الأخيرة مع ميزات أعلى مقابل 20.99$ شهرياً للاشتراك السنوي. أما خطط الأعمال فتأتي بمميزات كبيرة أبرزها استخدام غير محدود للوظائف الأساسية في Asana.

Microsoft project مايكروسوفت بروجكت

يُعد Microsoft project إحدى أشهر برامج إدارة المشاريع المتوفرة اليوم. وهو يستخدم أدوات إدارة المشاريع الأكثر تعقيداً، فهو يوفر تقنيات متطورة تسمح لك بتوزيع المشاريع والأعمال بطريقة احترافية جداً. فمن خلال تجربة فريقنا مع Microsoft project، وعلى الرغم من أنه لم يكن سهل التخصيص والاستخدام. إلا أننا تمكنا من تحديد المهام ومن ثم تتبعها وتحديد الأهداف التابعة لها. كما ساعدتنا أدوات إدارة الموارد في تعيين الموارد الخاصة بكل مهمة وتحديد نقاط ضعف المشروع. بالإضافة إلى أن فريقنا تمكن من استخدام أدوات إدارة المشروع ، وتجاوز معظم تحديات إدارة الفرق التي تواجهها برامج إدارة المشاريع الأخرى وإدارة الوقت المستغرق في قضاء المهام، وإعداد التقارير بسهولة من خلال نماذج مُعدَّة مسبقاً. كما يمكن الاشتراك في Microsoft project من خلال نوعين من الخطط. الأولى والأكثر شيوعاً هي الاشتراك المستند إلى السحابة، والتي تُقسم إلى ثلاثة خطط، خطة الاشتراك الأولى، والثالثة، والخامسة. تكلف خطة الاشتراك الأولى 10$ شهرياً للمستخدم الواحد. بينما تكلف باقي الخطط 30$ و55$ شهرياً على التوالي. تأتي الخطة الأولى والثالثة مع تجربة مجانية لمدة شهر واحد. ويتم إصدار الفاتورة سنوياً. حيث توفر الخطة الأولى الميزات والوظائف الأساسية لإدارة المشاريع. تضيف الخطة الثانية المزيد من المميزات مثل التكامل مع تطبيقات مايكروسوفت الأخرى مثل Teams. وتضيف الخطة الأخيرة المزيد أيضاً. أما النوع الثاني من الخطط التي يقدمها Microsoft projectوهي on-premises. والتي تعد مناسبة للشركات الكبيرة، وتتضمن ميزات عالية الاحترافية. إلا أنها تأتي بتكلفة كبيرة جداً تبدأ من 679.99$.

Clickup كليك اب

يتيح Clickup للمستخدمين تنظيم المهام وتتبعها بشكل مثالي. كما يمكنهم من عرض المهام بطرق مختلفة إما من خلال مخططات Gantt أو من خلال القوائم واللوحات. ومن خلال مراجعة فريقنا في سناب تيك، تمكنا من التأكد من اكتمال المهام في الوقت المحدد. كما استطعنا إنشاء التقييمات وتصميم الجداول من خلال ميزات إدارة الوقت. ومن خلال ميزة توزيع أعباء العمل قمنا بتوزيع المهام بشكل عادل على أعضاء الفريق. كذلك أتاحت لنا ميزة تتبع الوقت المستغرق في أداء المهام إنشاء الفواتير وتحليل الإنتاجية.

ولإبقاء أعضاء الفريق والمدراء على تواصل تم، استخدمنا تطبيق Clickup للدردشة الحية. كذلك يوفر البرنامج خطة مجانية بالكامل. ويوفر خطط اشتراك مدفوع تبدأ من 7$ شهرياً للفرد الواحد كفاتورة سنوية، يزداد المبلغ في حالة الفوترة الشهرية. تأتي خطة العمل بمميزات أعلى مقابل 12$. تليها خطة الشركات التي تكلفتها غير محددة، حيث لتحديد السعر ستحتاج إلى الاتصال مع Clickup.

Notion نوشن

Notion تطبيق احترافي سهل الاستخدام، وهو ممتاز لمنشئي المحتوى، سواء للاستخدام الفردي. أو لمدير مشروع لديه مجموعة من الكتاب. بينت تجارب فريق سناب تيك العملية أنه يتم تنظيم Notion على شكل صفحة ومجموعة من البطاقات، حيث تتواجد البطاقات ضمن قوائم مراحل العمل. وتحوي كل بطاقة على حقول مختلفة ينظمها المستخدم. من خلال النقر في أي مكان داخل الصفحة تمكن فريقنا من إضافة بطاقات خاصة بالمهام والصفحات الفرعية، ومقاطع الفيديو، وخرائط Google. وكان أبرز ما يميز Notion هو مرونة الاستخدام، حيث تمكنا من تنقيل البطاقات بين القوائم بعملية سحب وإفلات فقط. كما تمكن فريقنا من عرض المشاريع باستخدام القوائم والمخططات الزمنية، ومخططات Gantt. تأتي خطط أسعار Notion بأربع مسارات، تبدأ بالخطة المجانية تماماً التي توفر الاحتياجات الأساسية لأي مستخدم عادي. من ثم خطة Plus التي تأتي مقابل 8$ شهرياً، في حال تم الدفع بشكل سنوي. ومن ثم 15$ شهرياً لخطة العمل. وأخيراً خطة الشركات بمميزات احترافية أكثر، والتي تأتي غير محددة السعر.